Fogli Excel sparsi
Ognuno ha il suo file, sul suo computer. Quale sarà quello aggiornato?
Per AVIS e per le associazioni di volontariato · Progetto senza scopo di lucro
Il magazzino semplice per chi fa del bene.
Magliette, gadget, ristoro e materiale per le raccolte: sai sempre cosa c'è, dov'è e chi ce l'ha. I volontari registrano tutto dal telefono, in tre tocchi.
- Android, iPhone e computer
- Ogni zona ha il suo magazzino
- Dati al sicuro, in Europa
- Gratuito per le associazioni
Il problema oggi
Di solito va così. E non è colpa di nessuno.
Il materiale passa di mano in mano, tra sede, eventi e auto dei volontari. Ognuno fa del suo meglio, ma nessuno ha il quadro completo.
La taglia giusta non c'è mai
Arrivano cento magliette: le L finiscono subito e restano venti XXL in fondo allo scatolone.
Gadget finiti il giorno della raccolta
Ci si accorge che mancano le borracce quando il gazebo è già montato in piazza.
Il ristoro scade in magazzino
Succhi e crackers dimenticati dietro quelli nuovi, e poi da buttare.
Cosa c'è nell'auto del volontario?
Il materiale va agli eventi e poi… chissà. Nessuno sa cosa ha con sé chi è sul campo.
Il gazebo prestato e mai tornato
Roll-up, bandiere, gazebo: prestati alla Pro Loco, e poi chi si ricorda a chi.
Con MagazAIno c'è un solo posto, sempre aggiornato, che tutti usano dal telefono.
Come funziona
Tre passi, e il magazzino si aggiorna da solo.
Nessun inventario a fine anno fatto a memoria: ogni movimento viene registrato nel momento in cui succede, da chi lo fa.
-
1
Il responsabile di magazzino carica la merce
Quando arriva uno scatolone lo registra in un attimo: articolo, taglie, quantità e scadenza. Se il catalogo è già su Excel, si importa così com'è.
MB Marco, in sede
-
2
La assegna agli operatori
Con due tocchi manda la merce ai volontari, che la ritrovano nella loro dotazione sul telefono. Così si sa sempre chi ha cosa.
LESCPR Luca, Sara e Paolo
-
3
L'operatore registra le consegne sul campo
Prodotto, taglia e quantità, a chi: tre tocchi e fatto. Il magazzino si aggiorna da solo, e il responsabile lo vede subito.
In piazza, in sede, all'evento
Una zona, una sezione
Ogni zona ha il suo magazzino.
Ogni AVIS di zona è un'associazione a sé: ha il suo magazzino, i suoi responsabili e i suoi operatori, e vede solo i propri dati. Il coordinamento provinciale o regionale, se serve, può vedere tutte le zone insieme.
Coordinamento AVIS Demo
Vede tutte le zone, confronta scorte e consumi, prepara i report per il provinciale. Non tocca il lavoro delle singole zone.
AVIS Demo · Zona Nord
- Responsabile
- Giulia Rossi
- Magazzino
- Marco Bianchi
- Operatori
- Luca, Sara, Paolo
42 articoli3.418 pezzi
AVIS Demo · Zona Sud
- Responsabile
- Elena Galli
- Magazzino
- Davide Conti
- Operatori
- 5 volontari
36 articoli2.760 pezzi
AVIS Demo · Zona Est
- Responsabile
- Chiara Marino
- Magazzino
- Stefano Greco
- Operatori
- 4 volontari
31 articoli1.925 pezzi
- La Zona Sud non vede il magazzino della Zona Nord, e viceversa.
- Chi collabora con più associazioni le ritrova tutte nello stesso account, e passa dall'una all'altra dal menu.
Ruoli
Ognuno vede solo quello che gli serve.
Quattro ruoli, spiegati in parole semplici. Chi invita una persona sceglie il suo ruolo, e lo può cambiare quando vuole.
Responsabile
es. Giulia Rossi
Tiene le chiavi della sezione: decide chi entra e con che ruolo, vede tutto, corregge gli errori ed esporta i report.
Responsabile di magazzino
es. Marco Bianchi
Carica la merce, la assegna ai volontari, approva le richieste, gestisce prestiti e inventario.
Operatore sul campo
es. Luca, Sara, Paolo
Ha la sua dotazione sul telefono: registra le consegne, conferma la merce ricevuta, chiede quello che manca.
Sola consultazione
es. consiglio direttivo, tesoriere
Guarda giacenze e report quando vuole, ma non può modificare niente.
| Azione | Responsabile | Resp. magazzino | Operatore | Consultazione |
|---|---|---|---|---|
| Vedere giacenze e scadenze | Sì | Sì | La sua dotazione | Sì |
| Registrare consegne | Sì | Sì | Sì | No |
| Chiedere prodotti al magazzino | Sì | Sì | Sì | No |
| Caricare merce e assegnarla | Sì | Sì | No | No |
| Approvare le richieste | Sì | Sì | No | No |
| Invitare persone e cambiare ruoli | Sì | No | No | No |
| Report ed export | Sì | Sì | No | Sì |
Le schermate
Provala come se fosse vera.
Scegli una schermata. Dentro il telefono i pulsanti funzionano: prova a registrare una consegna o ad approvare una richiesta.
Sei stato invitato da AVIS Demo · Zona Nord come Operatore
MagazAIno
oppure con
Prima volta qui?
Schermata 1 di 9 · Telefono
Accesso
Il volontario riceve un link su WhatsApp: si apre questa pagina e sa già in quale sezione entra e con che ruolo.
- Impronta, volto o PIN: niente password da ricordare.
- Chi preferisce può entrare con Google, Microsoft, Facebook o GitHub.
- Registrarsi richiede un minuto.
Prova: tocca «Accedi con impronta o volto».
LECiao LucaAVIS Demo · Zona Nord
Marco ha preparato la tua merce50 braccialetti e 100 volantini · 9:10
Succo di frutta, lotto 24BNe hai 24: scadono il 30/09, consegnali per primi
Le tue ultime consegne
2 × T-shirt donatore LRaccolta in piazza · oggi 10:32
6 × Succo di fruttaDonatori in sede · ieri
Schermata 2 di 9 · Telefono
Home dell'operatore
Pochi pulsanti grandi, con parole semplici. Si usa con una mano, anche con i guanti e di fretta.
- «Consegna» è il pulsante più grande: è quello che si usa di più.
- La campanella avvisa quando arriva merce o qualcosa sta per scadere.
- Ogni tessera porta alla schermata giusta.
Prova: tocca «Ricevi merce» e poi «Cerca / Scansiona QR».
La mia dotazione
7articoli
301pezzi con te
1in scadenza
Abbigliamento
T-shirt donatore
S×2M×6L×4XL×3XXL×0
15
Polo volontariLa tua, taglia L
1
Gadget donatori
Borraccia termicaDa 500 ml
12Shopper in cotoneLogo sezione
20Braccialetto in siliconeRosso
50Ristoro post-donazione
Succo di frutta 200 ml Lotto 24B · scade il 30/09
24Crackers monoporzioneLotto C-117 · scade il 15/11
30Materiale promozionale
Volantini campagna estivaFormato A5
150In prestito a te
Roll-up «Dona il sangue»Da restituire entro il 20/09
1Schermata 3 di 9 · Telefono
La mia dotazione
Tutto quello che il volontario ha con sé, in auto o a casa, diviso per categoria e per taglia.
- Le scadenze vicine sono evidenziate: si consegna prima ciò che scade prima.
- Anche i prestiti hanno la loro data di restituzione.
- I numeri si aggiornano da soli dopo ogni consegna: provalo nella schermata 4.
Nuova consegna
1 di 3Cosa consegni?
Nessun prodotto trovato nella tua dotazione.
Che taglia?
Quanti?
Scegli prima la taglia
A chi, o per cosa?
Il nome del donatore si salva solo se ha dato il consenso.
Consegna registrata ✓
Schermata 4 di 9 · Telefono
Consegna in 3 tocchi
- Cosa — cerca il prodotto o scansiona il QR
- Taglia e quantità — pulsanti grandi, niente da scrivere
- A chi — donatore, evento o sede
- Si può consegnare solo quello che si ha davvero: le taglie finite sono spente.
- Uno sbaglio si annulla con un tocco, e resta traccia nello storico.
Prova: T-shirt donatore → taglia L → + → Evento.
LE Telefono di Luca · Operatore
Chiedi prodotti
Per quando?
Raccolta in piazza · sab 12/09
Cosa ti serve?
T-shirt donatoreTaglie miste, decide il magazzino
Borraccia termicaDa 500 ml
giovedì 10 settembre
9:41
Tocca la notifica per vedere i dettagli
Richiesta da approvare
LELuca EspositoOperatore · oggi 9:41
Raccolta in piazza · sabato 12/09
20 × T-shirt donatore 81 in magazzino
Proposta taglie: S 4 · M 6 · L 6 · XL 4
30 × Borraccia termica 64 in magazzino
«Passo a prenderle venerdì in sede»
Approvando, le quantità passano dal magazzino alla dotazione di Luca.
Richiesta approvata
Assegnati a Luca: li trova nella sua dotazione.
Luca riceve subito una notifica:
«Marco ha approvato la tua richiesta»
«Marco ha approvato la tua richiesta»
Richiesta rifiutata
Scegli il motivo: Luca lo riceve nella notifica.
Schermata 5 di 9 · Due telefoni
Chiedi prodotti, con notifica push
- Luca chiede — cosa gli serve e per quale evento
- Marco riceve la notifica — anche a telefono bloccato
- Marco approva — la merce passa nella dotazione di Luca
- Niente telefonate o messaggi persi nei gruppi WhatsApp.
- Prima di approvare, Marco vede subito se la merce c'è.
Prova: cambia le quantità e tocca «Invia richiesta».
GRGiulia RossiResponsabile
Buongiorno Giulia · ecco la Zona Nord oggi
Articoli42in 7 categorie
Pezzi in magazzino3.418+120 borracce ieri
Consegne del mese214settembre, fino a oggi
Sotto scorta minima
- Felpa con cappuccio · LAbbigliamento2 / min 10
- Gilet alta visibilità · MAbbigliamento3 / min 8
- T-shirt donatore · XXLAbbigliamento3 / min 5
- Cerotti post-prelievoMateriale di sede150 / min 500
In scadenza
- Succo di frutta 200 mlLotto 24B · 96 pezzi30/09
- Biscotti monoporzioneLotto B-88 · 140 pezzi18/10
- Crackers monoporzioneLotto C-117 · 210 pezzi15/11
Prestiti
- Gazebo 3×3Pro Loco · da restituire15/09
- Roll-up «Dona il sangue»Luca Esposito20/09
Pezzi usciti, ultimi 6 mesi
Settembre è in corso. Ad agosto la sede è chiusa due settimane.
Ultime attività
- LELuca ha consegnato 2 T-shirt L · Raccolta in piazza10 min fa
- MBMarco ha caricato 120 Borracce termicheieri, 17:20
- SCSara ha chiesto 50 volantiniieri, 12:05
- PRPaolo ha restituito 1 Roll-upieri, 9:40
- GRGiulia ha annullato un movimento (quantità sbagliata)8/09
Schermata 6 di 9 · Computer
Dashboard del responsabile
Apri il computer e in un colpo d'occhio vedi cosa serve fare oggi: cosa sta finendo, cosa scade, cosa deve tornare.
- Gli avvisi arrivano anche come notifica push, ogni mattina.
- Dal menu in alto il coordinamento passa da una zona all'altra, o le vede tutte insieme: prova a cambiarla.
› Abbigliamento › T-shirt donatore
T-shirt donatore
Cotone, rossa con logo della sezione · codice ART-0012
106 totali81 in magazzino25 presso operatori
Taglie, per posto
| Dove | S | M | L | XL | XXL | Tot. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Magazzino sede · scaffale A2 | 12 | 18 | 14 | 9 | 3 | 56 |
| Armadio sala prelievi | 4 | 8 | 8 | 5 | 0 | 25 |
| Presso Luca Esposito | 2 | 6 | 4 | 3 | 0 | 15 |
| Presso Sara Colombo | 0 | 3 | 2 | 1 | 0 | 6 |
| Presso Paolo Ricci | 1 | 1 | 1 | 1 | 0 | 4 |
| Totale | 19 | 36 | 29 | 19 | 3 | 106 |
| Scorta minima | 5 | 10 | 10 | 5 | 5 sotto scorta |
XXL sotto scorta minima: Giulia e Marco hanno ricevuto un avviso.
Etichetta QR
T-shirt donatore
Taglia L
ART-0012-L
AVIS Demo · Zona Nord
Ultimi movimenti
- −2 L · consegnaLuca · Raccolta in piazza · oggi−2
- +40 · carico da fornitoreMarco · S 8, M 12, L 12, XL 6, XXL 2 · 8/09+40
- Assegnate a SaraMarco · M 3, L 2, XL 1 · 5/096
Schermata 7 di 9 · Computer
Scheda articolo
Ogni articolo ha la sua scheda: quante ce ne sono per taglia, dove si trovano e chi le ha in mano.
- Scorta minima per ogni taglia: l'avviso parte prima che finiscano.
- Etichette QR da stampare: si scansionano col telefono per trovare o consegnare subito.
- Prova a cambiare la taglia dell'etichetta.
Report
Dal 1° luglio al 10 settembre 2026 · AVIS Demo · Zona Nord
| Categoria | Entrate | Uscite | Giacenza | Valore stimato |
|---|
Schermata 8 di 9 · Computer
Report ed export
Quanto è entrato, quanto è uscito e quanto vale, per categoria. Pronto per l'assemblea o per il bilancio.
- Excel con un clic, oppure un foglio Google che si aggiorna da solo.
- Ricevute di donazione e documenti di consegna pronti da stampare.
- Prova a cambiare il periodo.
Accesso rapido
Come vuoi entrare la prossima volta?
Scegli un PIN di 6 cifre
Continuerai a entrare con email e password. Puoi cambiarla quando vuoi.
Blocca dopo 5 minutiSe lasci il telefono sul tavolo
Schermata 9 di 9 · Telefono
Accesso rapido
Ognuno sceglie come entrare. Chi ha il telefono nuovo usa l'impronta o il volto, chi lo divide con altri usa un PIN.
- L'impronta resta nel telefono: MagazAIno non la vede mai.
- La password resta sempre disponibile come riserva.
Prova: scegli «PIN» e digita 6 cifre.
1 di 9
Funzioni
Tutto quello che serve, niente di complicato.
Pensato per AVIS, ma va bene per qualunque associazione con un magazzino: per disabili, anziani, animali, protezione civile, parrocchie.
Taglie e varianti
S, M, L, XL, XXL, colori e modelli: ogni variante ha la sua quantità.
Lotti e scadenze
Esce prima ciò che scade prima (FEFO): l'app te lo propone da sola.
Scorte minime con avvisi
Una notifica push appena qualcosa scende sotto il minimo.
Assegnazioni agli operatori
Ogni volontario ha la sua dotazione: si sa sempre chi ha cosa.
Richieste da approvare
L'operatore chiede, il responsabile approva dalla notifica.
Prestiti
Gazebo, roll-up, ausili: a chi, fino a quando, con promemoria.
Donatori e destinatari
Chi ha ricevuto cosa, solo con il suo consenso alla privacy.
Inventario guidato
Scaffale per scaffale, l'app ti dice cosa contare e segna le differenze.
Etichette QR
Da stampare e attaccare: si inquadrano col telefono.
Excel e Google Sheets
Importa il catalogo che hai già, esporta quando vuoi.
Ricevute e documenti
Ricevute di donazione e documenti di consegna pronti da stampare.
Report
Entrate, uscite e valore stimato, per periodo e categoria.
Storico e annullamenti
Ogni movimento resta scritto; gli errori si annullano senza cancellare niente.
Telefono e computer
Si installa come app su Android e iPhone, e si usa anche dal computer.
Più associazioni
AVIS, associazioni per disabili, anziani, animali: ognuna nel suo spazio.
Sicurezza e privacy
I dati dell'associazione restano dell'associazione.
Parliamo di persone e di donatori: la privacy non è un dettaglio.
Dati in Europa
L'app gira su Cloudflare e i dati sono conservati in Europa.
Ognuno vede solo i suoi dati
Ogni associazione e ogni zona è separata dalle altre.
Accesso sicuro
Passkey con impronta o volto, PIN o password: niente password scritte sui post-it.
Ruoli chiari
L'operatore non può cambiare le scorte, la consultazione non può modificare niente.
Registro delle attività
Chi ha fatto cosa, e quando. Utile anche per i controlli.
Pensato per il GDPR
I dati dei destinatari si salvano solo con il loro consenso, e si cancellano su richiesta.
Prossimi passi
Proviamolo in una zona pilota.
Partire in piccolo è il modo migliore per capire cosa funziona davvero, e cosa va cambiato.
- 1
Scegliamo una sezione pilota
Una zona con un responsabile disponibile e qualche volontario curioso.
- 2
Carichiamo il catalogo
Anche partendo dall'Excel che c'è già: articoli, taglie, quantità.
- 3
Invitiamo responsabili e operatori
Con un link mandato su WhatsApp: si apre, si entra, fatto.
- 4
Dopo un mese raccogliamo i commenti
Cosa manca, cosa è di troppo, cosa si può semplificare.
E se un volontario non è pratico di tecnologia?
Vede solo i pulsanti che gli servono — Consegna, Ricevi, Chiedi — grandi e con parole semplici. Se sa usare WhatsApp, sa usare MagazAIno.
Bisogna installare qualcosa?
No: si apre dal link, come una pagina web. Chi vuole la aggiunge alla schermata Home e la usa come un'app, su Android e su iPhone.
Possiamo partire dal nostro Excel?
Sì. Il catalogo e le quantità si importano da Excel, così non si riscrive niente a mano.
Ogni commento, adesso, vale doppio.
L'app è in costruzione: è il momento giusto per dire cosa serve davvero alla vostra sezione.
MagazAIno è un progetto senza scopo di lucro, realizzato come volontariato informatico da Bais su contributo di Moira. Per le associazioni è gratuito.